الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
نحن نبحث عن موظف استقبال منظم للغاية، محترف وموجه نحو خدمة العملاء ليكون نقطة الاتصال الأولى لعملائنا والزوار وشركائنا التجاريين. يجمع هذا الدور بين مسؤوليات الاستقبال في الواجهة والدعم الإداري لضمان تشغيل المكتب اليومي بسلاسة.
المسؤوليات الرئيسية
الاستقبال وخدمة العملاء
- استقبال الزوار والعملاء وشركاء الأعمال بشكل مهني وودود.
- الرد على المكالمات الواردة وفرزها وتوجيهها.
- التعامل مع استفسارات العملاء وتقديم معلومات دقيقة حول منتجات وخدمات الشركة.
- تنسيق مواعيد الزوار ومكتبات الاجتماعات.
- الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة ومهنية.
الدعم الإداري
- تقديم الدعم الإداري للإدارة والدوائر المختلفة.
- إدارة المراسلات الواردة والصادرة، الرسائل الإلكترونية، وخدمات البريد السريع.
- إعداد الرسائل والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من مستندات الأعمال.
- تنظيم وصيانة سجلات الشركة والملفات والوثائق.
- جدولة الاجتماعات، تجهيز قاعات الاجتماعات، والمساعدة في لوجستيات الاجتماعات.
- مراقبة وطلب مستلزمات المكتب عند الحاجة.
- المساعدة في ترتيبات السفر وحجوزات الفنادق للإدارة عند الطلب.
الملف الشخصي للمرشح المرغوب
- درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة.
- 0-2 سنوات من الخبرة كمستقبل، مساعد إداري، أو مدير مكتب.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
- مهارات التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء قوية.
- قدرات تنظيمية وتعدد مهام ممتازة.
- مظهر مهني وموقف إيجابي.
- مستوى عالٍ من النزاهة والسرية.
- إتقان Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).
- خبرة في استخدام معدات المكتب (الطابعات، الماسحات الضوئية، أنظمة الهواتف).
- الكفاءات الأساسية
- التواصل المهني
- إدارة الوقت
- الاهتمام بالتفاصيل
- حل المشكلات
- العمل بروح الفريق
- نهج يركز على العميل
- القدرة على العمل تحت الضغط
- المبادرة والمسؤولية