Position summary
Process all reservation requests, changes, and cancellations received by phone, fax, or mail. Identify guest reservation needs, determine appropriate room type, and verify availability of room type and rate. Explain guarantee, special rate, and cancellation policies to callers. Accommodate and document special requests. Answer questions about property facilities/services and room accommodations. Follow sales techniques to maximize revenue. Communicate information regarding designated VIP reservations. Input and access data in reservation system. Respond to any challenges found for accommodating rooming requests by communicating with appropriate individual or department.
Oversee accuracy of room blocks and reservations. Input group rooming lists using reservation systems, revise room blocks to maintain the required number of available rooms and keep organized files of all groups. Set up proper billing accounts according to accounting policies.
Follow all company policies and procedures; ensure uniform and personal appearance are clean and professional; maintain confidentiality of proprietary information; protect company assets. Welcome and acknowledge all guests according to company standards; anticipate and address guests’ service needs;
ملخص الوظيفة
معالجة جميع طلبات الحجوزات والتغييرات والإلغاءات الواردة عبر الهاتف أو الفاكس أو البريد. تحديد احتياجات ضيوف الحجوزات، وتحديد نوع الغرفة المناسب، والتحقق من توفر نوع الغرفة والسعر. شرح سياسات الضمان والسعر الخاص وسياسات الإلغاء للمتصلين. تلبية وتسجيل الطلبات الخاصة. الإجابة على أسئلة حول مرافق/خدمات العقار وإقامة الغرف. اتباع تقنيات المبيعات لزيادة الإيرادات. نقل معلومات حول حجوزات VIP المحددة. إدخال البيانات والوصول إليها في نظام الحجوزات. الاستجابة لأي تحديات تتعلق بتلبية طلبات الإقامة من خلال التواصل مع الفرد أو القسم المناسب.
الإشراف على دقة كتل الغرف والحجوزات. إدخال قوائم إقامة المجموعات باستخدام أنظمة الحجوزات، وتعديل كتل الغرف للحفاظ على العدد المطلوب من الغرف المتاحة والحفاظ على ملفات منظمة لجميع المجموعات. إعداد حسابات الفوترة المناسبة وفقًا لسياسات المحاسبة.
الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الشركة؛ ضمان أن المظهر الموحد والشخصي نظيف ومهني؛ الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة؛ حماية أصول الشركة. الترحيب والإقرار بجميع الضيوف وفقًا لمعايير الشركة؛ توقع وتلبية احتياجات الضيوف من الخدمات.