وصف العمل
الأدوار والمسؤوليات
المسؤول عن جميع التفاصيل في الموقع لتنفيذ الفعاليات الجماعية، تطوير ومتابعة قائمة التحقق/الجدول الزمني، واستكشاف مشكلات الفعالية. يعمل كحلقة وصل وشخص اتصال لتنسيق تفاصيل الفعاليات مع العملاء، والبائعين الخارجيين، ومخططي الاجتماعات، والآخرين المشاركين في الفعاليات. تصميم وتأكيد والتواصل بشأن تخطيطات الغرف ومتطلبات التنسيق للفعاليات الخاصة. إدخال واستخراج المعلومات الموجودة في قواعد البيانات الحاسوبية باستخدام لوحة المفاتيح، والفأرة، أو كرة التتبع لتحديث السجلات والملفات والحجوزات. نقل المعلومات أو الوثائق باستخدام الحاسوب، البريد، أو آلة الفاكس. تشغيل معدات المكتب القياسية بخلاف أجهزة الحاسوب. إعداد ورق رواتب أسبوعي للقسم. مساعدة الإدارة في التعيين والتدريب والجدولة والتقييم والإرشاد والتأديب والتحفيز وتوجيه الموظفين؛ وتقديم كنموذج يحتذى به ونقطة الاتصال الأولى لعملية ضمان المعاملة العادلة/سياسة الباب المفتوح. اتباع جميع سياسات وإجراءات الشركة والسلامة والأمن، الإبلاغ عن الحوادث والإصابات، وإكمال تدريبات وشهادات السلامة. ضمان أن المظهر الرسمي والشخصي نظيف ومهني، والحفاظ على سرية المعلومات الخاصة، حماية أصول الشركة، والفحص البصري للأدوات والمعدات أو الآلات. الترحيب بجميع الضيوف والاعتراف بهم وفقاً لمعايير الشركة، توقع وتلبية احتياجات خدمة الضيوف، وشكر الضيوف بتقدير حقيقي. التحدث مع الآخرين بلغة واضحة ومهنية، إعداد ومراجعة الوثائق المكتوبة بدقة وبشكل كامل، والرد على الهواتف باستخدام آداب المكاتبة المناسبة. تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الآخرين، دعم الفريق للوصول إلى أهداف مشتركة، والاستماع والاستجابة بشكل مناسب إلى مخاوف موظفي الآخرين. ضمان الالتزام بتوقعات ومعايير الجودة. التحريك، والرفع، وحمل الأشياء، والدفع، والسحب، ووضع الأشياء التي تقل أوزانها عن 50 رطلاً بدون مساعدة.
الملف المرشح المطلوب
التعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
الخبرة العملية المرتبطة: أقل من سنة خبرة ذات صلة.
الخبرة الإشرافية: ما لا يقل عن سنتين من الخبرة الإشرافية.
التراخيص أو الشهادات: لا شيء
Job Description
Roles & Responsibilities
Responsible for all on-site details for executing group events, develop and follow checklist/itinerary, and troubleshoot event problems. Serve as liaison and contact person for coordinating details of events with clients, outside vendors, meeting planners, and others involved in events. Design, confirm, and communicate room layouts and set-up requirements for special events. Enter and retrieve information contained in computer databases using a keyboard, mouse, or trackball to update records, files, and reservations. Transmit information or documents using computer, mail, or facsimile machine. Operate standard office equipment other than computers. Prepare weekly departmental payroll paperwork. Assist management in hiring, training, scheduling, evaluating, counseling, disciplining, and motivating and coaching employees; and serve as a role model and first point of contact of the Guarantee of Fair Treatment/Open Door Policy process. Follow all company and safety and security policies and procedures, report accidents and injuries, and complete safety training and certifications. Ensure uniform and personal appearance are clean and professional, maintain confidentiality of proprietary information, protect company assets, and visually inspect tools, equipment, or machines. Welcome and acknowledge all guests according to company standards, anticipate and address guests service needs, and thank guests with genuine appreciation. Speak with others using clear and professional language, prepare and review written documents accurately and completely, and answer telephones using appropriate etiquette. Develop and maintain positive working relationships with others, support team to reach common goals, and listen and respond appropriately to the concerns of other employees. Ensure adherence to quality expectations and standards. Move, lift, carry, push, pull, and place objects weighing less than 50 pounds without assistance.
Desired Candidate Profile
Education: high school diploma or G.E.D. equivalent.
Related Work Experience: Less than 1 year related work experience.
Supervisory Experience: At least 2 years of supervisory experience.
License or Certification: None