ملخص الوظيفة:

يعمل موظف قسم الاستقبال في مركز الإعداد الاولمبي على تقديم خدمات استقبالية متميزة للزوار، الرياضيين، والأطقم الفنية. يتضمن دور الموظف استقبال وتوجيه الزوار، تنظيم الجداول والمواعيد، الرد على الاستفسارات الهاتفية والإلكترونية، وضمان سير العمل بشكل سلس وفعال داخل المركز. كما يتطلب العمل الحفاظ على بيئة عمل مهنية، والتعامل مع الزوار والرياضيين بكل احترام واحترافية. بالإضافة إلى مهام التنسيق مع الأقسام المختلفة لتسهيل العمليات اليومية وضمان تجربة إيجابية لجميع المتواجدين في المركز.

مهام الوظيفة:

• استقبال وترحيب الرياضيين، الموظفين، الزوار، وكبار الشخصيات بكل احترافية.
•  نقطة الاتصال الرئيسية للاستفسارات، وتوجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية، الرسائل الإلكترونية، والاستفسارات، وضمان التواصل الفعال والدقيق في الوقت المناسب.
•  إدارة الزوار والضيوف وإعداد التقارير (الحفاظ على السجلات).
• توفير المعلومات عن مركز الاعداد الأولمبي، بما في ذلك الجداول الزمنية، المرافق، والفعاليات القادمة.
•  المساعدة في عمليات تسجيل الوصول والمغادرة للرياضيين، الموظفين، والضيوف المقيمين في المنشأة أو أثناء التدريب.
•  إدارة وتنسيق غرف الاجتماعات، وضمان تجهيزها وصيانتها بشكل صحيح.
• دعم جدولة المواعيد، جلسات التدريب، أو الفعاليات للرياضيين والموظفين.
•  التنسيق مع أقسام الخدمات والصيانة لضمان جاهزية وصيانة الأماكن المشتركة.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، إدخال البيانات، والحفاظ على السجلات.
•  التعامل مع البريد والأمانات، وضمان توزيعها بشكل سريع إلى المستلمين المعنيين.
•  ضمان أن تكون منطقة الاستقبال والردهة نظيفة، منظمة، ومهيأة دائمًا.
•  التنسيق مع أقسام الخدمات أو الصيانة لمعالجة أي مشاكل في منطقة الاستقبال.