مؤسسة التعاون
مؤسسة أهلية غير ربحية انطلقت في جنيف عام 1983 بمبادرة من مجموعة من الشخصيات الاقتصادية والفكرية الفلسطينية والعربية، لتصبح من أكبر المؤسسات العاملة في فلسطين ومخيمات اللاجئين في لبنان. تلامس برامجها حياة أكثر من مليون فلسطيني سنويًا، يشكّل النساء نصفهم، وقد استثمرت ما يقارب مليار دولار أمريكي منذ تأسيسها في تنفيذ البرامج التنموية والإغاثية.
يعكس سجل عمل المؤسسة الممتد لأكثر من 40 عامًا خبرة واسعة وشراكات متينة مكّنتها من تجاوز التحديات الناتجة عن ظروف الاحتلال والعمل بفعالية في البيئات غير المستقرة، خاصة في أوقات الأزمات، من خلال حلول مبتكرة تستجيب للاحتياجات الاجتماعية والاقتصادية.
تتواجد مؤسسة التعاون في فلسطين والأردن وسويسرا، إضافة إلى بريطانيا من خلال المؤسسة الشقيقة، وتنفذ تدخلاتها بهدف تعزيز صمود المواطن الفلسطيني.
تهدف المؤسسة إلى تمكين الإنسان الفلسطيني ومؤسسات المجتمع المدني اقتصاديًا واجتماعيًا، وتعزيز الهوية والقيم الإنسانية، والحفاظ على الموروث الحضاري، إلى جانب دعم الإبداع لدى الشباب والنساء والأطفال، وتوفير فرص متكافئة لمختلف فئات المجتمع.
تعمل المؤسسة بالشراكة مع مؤسسات المجتمع المدني، مسترشدة بالتخطيط المهني والسياسات المعتمدة، وبالمرجعيات الدولية ذات الصلة، وعلى رأسها الإعلان العالمي لحقوق الإنسان واتفاقيات اليونسكو المتعلقة بالتنوع الثقافي.
الهدف العام للوظيفة
تقديم دعم إداري ومكتبي ولوجستي متكامل لمكتب عمّان، يشمل إدارة المشتريات والخدمات اللوجستية، دعم العمليات المالية الأساسية، والمساهمة في شؤون الموارد البشرية، بما يضمن كفاءة سير الأعمال اليومية وفق السياسات المعتمدة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
أولًا: الدعم الإداري والمكتبي
- إدارة الأعمال المكتبية اليومية وضمان انسيابية الإجراءات.
- التعامل مع البريد والاتصالات الرسمية.
- إعداد المراسلات، التقارير، ومحاضر الاجتماعات باللغتين العربية والإنجليزية.
- تنظيم الاجتماعات وورش العمل من الناحية الإدارية واللوجستية.
- تنظيم وأرشفة الملفات ورقيًا وإلكترونيًا وفق الأنظمة المعتمدة.
ثانيًا: الدعم اللوجستي
- الإشراف على الترتيبات اللوجستية للاجتماعات والأنشطة.
- تنظيم حجوزات السفر للموظفين والضيوف.
- متابعة تنفيذ العطاءات والخدمات السنوية عند الحاجة.
- الحفاظ على أصول المكتب وضمان صيانتها.
- الالتزام بقواعد السلامة والأنظمة الداخلية.
ثالثًا: المشتريات والخدمات
- تنفيذ عمليات المشتريات وفق السياسات المعتمدة.
- إعداد ومتابعة طلبات وأوامر الشراء.
- التواصل مع المورّدين ومقارنة عروض الأسعار.
- التحقق من استلام البضائع والخدمات بالجودة المطلوبة.
رابعًا: الموارد البشرية
- متابعة الدوام والإجازات والمغادرات.
- دعم الإجراءات الإدارية الخاصة بالموارد البشرية.
- إدخال وتحديث البيانات على الأنظمة الإلكترونية المعتمدة.
- تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر ضمن نطاق الوظيفة.
Skills
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- الالتزام بزمن إنجاز المعاملات الإدارية والمشتريات.
- دقة واكتمال أوامر الشراء والملفات ذات الصلة.
- مستوى رضا الموظفين والإدارة عن الخدمات المقدمة.
- الالتزام بالسياسات والإجراءات دون ملاحظات تدقيقية.
- انتظام وتحديث السجلات الإدارية والموارد البشرية.
- كفاءة إدارة الأرشيف وسهولة الوصول إلى الوثائق.