الهدف العام للوظيفة:

تخطيط وتنفيذ وتطوير سياسات ونظم الأرشفة اليدوية والإلكترونية للوثائق الرسمية في المنشأة، بما يضمن حفظها بطريقة آمنة، وسهولة الوصول إليها، والامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية.

المهام والمسؤوليات:

تقييم الوضع الراهن:

مراجعة الأنظمة الحالية لإدارة الوثائق (ورقية أو إلكترونية).

تحليل مراكز الحفظ ومستوى تنظيمها والتزامها بالمعايير.

تحديد الفجوات في تصنيف الوثائق، الحفظ، والاسترجاع.

تصميم وتنفيذ السياسات:

إعداد وتحديث السياسات الخاصة بالأرشفة، السرية، والاحتفاظ بالوثائق.

تحديد مدد الحفظ حسب نوع الوثائق ودرجات حساسيتها.

صياغة إجراءات الإتلاف الآمن للوثائق المنتهية الصلاحية.

تصنيف الوثائق وإدارتها:

تطوير نظام تصنيف (Classification Scheme) شامل لجميع أنواع الوثائق.

تطبيق البيانات الوصفية (Metadata) لتسهيل البحث والاسترجاع.

التحول الرقمي وإدارة الأنظمة:

دعم عملية التحول من الأرشفة الورقية إلى الرقمية.

العمل مع أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي (مثل: Filenet, SharePoint, OpenText).

تصميم آليات تكامل بين الأنظمة الإلكترونية المختلفة لتسهيل تدفق الوثائق.

ضمان الامتثال والجودة:

التأكد من توافق العمليات مع الأنظمة المحلية (مثل نظام الوثائق والمحفوظات السعودي).

الالتزام بالمعايير الدولية مثل ISO 15489 وISO 30301.

مراقبة جودة الحفظ وسلامة الوثائق على المدى الطويل.

التدريب وبناء القدرات:

تدريب موظفي الأرشيف والإدارات على سياسات وإجراءات الحفظ.

إعداد الأدلة التشغيلية (SOPs) والأدلة الإرشادية.

المشاركة في تطوير المنهجيات:

تصميم منهجيات أرشفة مخصصة لاحتياجات المؤسسة.

المشاركة في تقديم الاستشارات والتوصيات للإدارة العليا

المؤهلات العلمية والخبرات:

شهادة جامعية في إدارة المعلومات، علم المكتبات، نظم المعلومات الإدارية، أو تخصص ذي صلة.

خبرة لا تقل عن 7–10 سنوات في مشاريع أرشفة كبرى، ويفضّل الحكومية منها.

معرفة بأنظمة الأرشفة الإلكترونية وأنظمة إدارة الوثائق.

إلمام بالمعايير الدولية لإدارة الوثائق (ISO 15489، ISO 27001 للأمن، ISO 30300).

القدرة على تحليل الأنظمة وتقديم حلول استراتيجية.

المهارات المطلوبة:

مهارات تحليلية قوية لتقييم الوضع الراهن واقتراح حلول تطويرية.

مهارات التواصل والتوثيق وإعداد التقارير الفنية.

الإلمام بقواعد الحوكمة وأمن المعلومات.

القدرة على قيادة فرق متعددة التخصصات والعمل تحت الضغط.

إجادة استخدام أدوات الأرشفة الإلكترونية وقواعد البيانات.