ملخص الوظيفة:

حلقة وصل رئيسية بين الأمين العام والجهات الداخلية والخارجية، حيث يتولى تنظيم وإدارة جميع الأنشطة الإدارية المتعلقة بمكتب الأمين العام. تشمل مسؤولياته جدولة المواعيد، إعداد الاجتماعات ومحاضر الجلسات، وتنفيذ إجراءات المتابعة الإدارية. كما يتولى حفظ الملفات، إعداد التقارير، والتعامل مع الأنظمة الإلكترونية الحديثة. يتطلب المنصب مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التواصل الفعّال، مع إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.

مهام الوظيفة:

• تنفيذ إجراءات المتابعة الإدارية المتعلقة بمكتب الأمين العام، بما في ذلك المراسلات والبريد.
• جدولة وتنظيم كافة المواعيد الخاصة بمكتب الأمين العام واجراء التحضيرات اللازمة وتنسيق الزيارات الداخلية والخارجية.
• إعداد وكتابة محاضر مجلس الإدارة والتفاعل مع شخصيات ذات مناصب رفيعة.
• تنفيذ الإجراءات الخاصة بالاجتماعات، وإعداد محاضر الجلسات لجميع الاجتماعات.
• تنسيق ومتابعة عملية الاتصال بين مكتب الأمين العام والجهات الداخلية والخارجية.
• حفظ الملفات الإلكترونية والورقية بشكل يسهل الوصول إليها.
• طباعة كافة المراسلات باللغة العربية والإنجليزية وفقًا لمتطلبات العمل.
• إعداد التقارير الشهرية والسنوية المتعلقة بالوظيفة وتقديمها إلى الرئيس المباشر.
• التعامل مع الأنظمة الإلكترونية الحديثة بكفاءة.
• أي أمور أخرى مرتبطة أو متعلقة بعمل الموظف.